Gambaran Umum Pengelolaan Kearsipan Desa Kalikurmo
Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, Pemerintah Desa Kalikurmo telah menjalankan kegiatan pengelolaan arsip secara berkesinambungan sejak dulu, sehingga memiliki khasanah arsip yang cukup banyak yang meliputi arsip-arsip kegiatan pemerintahan Desa Kalikurmo sejak Tahun 1880 sampai dengan sekarang.
Kegiatan pengelolaan arsip juga terdukung dengan adanya prasarana dan sarana kearsipan yang dimiliki desa baik untuk pengelolaan arsip aktif, inaktif, arsip vital, arsip foto, arsip peta, arsip VCD/kaset serta arsip statis.
Desa Kalikurmo juga didukung oleh perangkat desa yang selalu peduli dengan arsip, yang diperkuat dengan adanya Surat Keputusan Kepala Desa Kalikurmo tentang Tim Pelaksana Pengelolaan Kearsipan Desa Kalikurmo. Seiring dengan perkembangan Teknolologi Informasi, saat ini pengelolaan kearsipan di Desa Kalikurmo telah menggunakan Aplikasi Otomatisasi Kearsipan (Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis) untuk mempermudah dan mempercepat pengelolaan arsip di Desa Kalikurmo.
a. Pengelolaan Arsip Aktif
Dalam kegiatan pengelolaan arsip aktif, Pemerintah Desa Kalikurmo menggunakan asas sentralisasi, di mana pengelolaan naskah dinas terpusat di sekretaris Desa yang pelaksanaannya dibantu oleh peangkat desa. Naskah dinas disimpan berdasarkan permasalahan (kode klasifikasi) dan sudah menggunakan kartu kendali surat masuk dan keluar. Surat dinas yang sudah ditindaklanjuti disimpan di filing kabinet dan kartu kendali serta lembar disposisi disimpan di kardek. Kesemuanya bersarkan kode klasifikasi.
b. Pengelolaan Arsip Inaktif
Arsip inaktif telah dikelola sesuai ketentuan di mana arsip telah disimpan dalam boks arsip berdasarkan tahun permasalahan, kemudian ditata di rak arsip dan di tempatkan di Record Centre arsip Desa Kalikurmo, serta dilengkapi dengan daftar arsip.
c. Pengelolaan Arsip Audio Visual
Desa Kalikurmo memiliki khasanah arsip foto berupa berbagai foto lama dan foto masa kini. Foto foto ini telah dikelola dan disimpan sesuai kaidah kearsipan dan dibuat daftar arsip.
d. Pengelolaan Arsip Vital
Dalam pengelolaan arsip vital Desa Kalikurmo mengelolanya sesuai dengan kaidah kearsipan dengan menyimpan dalam almari yang dijamin keamanannya, arsip vital juga tercatat dalam daftar arsip vital.
e. Pengelolaan Arsip Peta
Desa Kalikurmo memiliki khasanah arsip peta dasar wilayah, peta potensi pertanian, peta daerah irigasi dan lain- lain. Peta wilayah menunjukkan masing-masing dusun/blok sesuai dengan standar terbitan dari BPN dan peta-peta ini sudah direpro sehingga memperjelas keberadaan tanah-tanah yang ada di Desa Kalikurmo. Peta-peta ini telah diolah dan disimpan dengan baik dan tetap terpelihara sesuai dengan kaidah kearsipan.
f. Pengelolaan Arsip Statis
Desa Kalikurmo memiliki khasanah arsip statis yang seharusnya disimpan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten, namun karena adanya hubungan kerja sama yang baik antara Desa Kalikurmo dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang. Memungkinkan arsip yang ada di Desa Kalikurmo disimpan di Record Centre arsip. Dinas Kerasipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang selalu memantau kondisi fisik arsip dengan kegiatan monitoring dan evalauasi kearsipan.
g. Pengelolaan Kearsipan Masyarakat
Pengelolaan ini melibatkan masyarakat berupa “GERAKMAS” (Gerakan Kearsipan Masyarakat) merupakan Inovasi dari Pemerintah Desa Kalikurmo untuk menggerakkan masyarakat untuk peduli dan sadar arsip di keluarga masing-masing dengan cara penataan dan penyimpanan arsip keluarga secara sederhana sistematik dalam sebuah map dokumen/dokumen paper sehingga dokumen/arsip keluarga dapat tersimpan dan terawat dengan baik. Dokumen/arsip keluarga tersebut tidak hanya disimpan di masing-masing warga, namun juga menyerahkan salinan/kopian di sekretariat RT/RW masing-masing warga dan di kantor Desa Kalikurmo untuk disimpan kolektif di setiap dusun.
Disamping hal tersebut, dengan gerakan kearsipan masyarakat ini diharapkan agar masyarakat bersedia untuk mengumpulkan arsip vital yang dimiliki/ditemukan untuk menambah kasanah kearsipan di Desa Kalikurmo.
